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導入・成功事例   ~ 富士電工株式会社 様 ~

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「誠心誠意でビジネスデザイン」をスローガンに、新たなサービスを顧客に提案する富士電工株式会社。海外にも多くの拠点を持ち、国際性豊かな企業作りを目指しながら、常に未来に挑戦し、飛躍し続けている。
今回は、国内外の営業部門でグローバルな視点に立って陣頭指揮を執る北澤裕幸 取締役にお話を伺った。

IT日報を導入前は、どのように営業の生産性を上げる取り組みをされていたのですか。

 アウトルックのオプション機能『ホウレンソウ』を活用していました。しかし、メール機能の延長でしかないため業務連絡以外の機能がなく、入力したデータを再利用することができない、など当初から問題もありました。
 そのため、徐々に社内での活用レベルの統一感がなくなりました。本来の機能を使わずに、ワードで報告書を書いてメールに添付するようなケースも増えてしまったのです。

IT日報導入の経緯についてお聞かせ下さい。

 目的は2つありました。1つ目は、より丁寧できめ細かな顧客対応を可能にするため情報の共有化を進めること、これが第一の目的です。当社は、東京、大阪、山形の3支店があり、さらに中国、マレーシア、インドネシア、シンガポールなどの海外オフィスも開設しており、世界各地に現地スタッフを抱えています。そのため、距離の隔たりや時差の壁を越えて、情報を円滑に共有できる仕組みを整える必要があったのです。
 2つ目は、営業マン一人ひとりのスケジュールの管理です。これまで全社レベルにおいて営業マンの行動予定を管理する機能がなく、結果、営業マンの行動予定や訪問スケジュールが把握しきれず、東京から世界各地の拠点に臨機応変なアドバイスをスピーディーに伝えることができませんでした。これを解決するために、全社で使える業務管理機能の導入が求められていました。IT日報という神経網は、この課題の解決にまさにうってつけでした。

課題は、実際に解決されましたか。

 情報管理や顧客情報の蓄積は、格段に向上しました。社員全員が、全ての機能を上手く使いこなせているかというと、まだまだ指導不足の部分もありますが、スタッフが共有すべき商談情報の蓄積や文書の共有などは、きちんとできていると思います。
 また、新製品に関する情報や、全社で対応すべき重大なクレームなども、海外からパソコンひとつあれば外出先からでも入手することができます。互いの共通言語も生まれて、海外スタッフとのコミュニケーションもより円滑でスピーディーになりましたよ。

組織の生産性は向上しましたか。

取締役 北澤 祐幸様 これまで、顧客情報は名刺に書かれている以外のパーソナルな情報を含めて、個人が持ち歩き、デスクやパソコンに溜め込んでいました。そのため、組織の財産として活用しにくい状況がありました。
 しかし、ITによる一元管理が可能となった今では、入力した顧客情報や商談履歴を、経営資源として再活用しやすくなりました。特に、以前はメールソフトで管理していたため、貯めていたものを一つ一つ開いていくしかなかったのですが、IT日報のおかげで、年数別や担当ごとに時系列で商談を追いかけることができるようになりました。

NIコラボとIT日報との連携による業務の効率化も、非常に上手くいっているそうですね。

 冒頭でも申し上げたとおり、当社は東アジアを中心に世界中に拠点やパートナーオフィスがあり、それぞれの国や地域の現地スタッフが活躍しています。そうした時、困るのが全社的なスケジュール管理や文書の共有化です。
 しかし、NIコラボのおかげで、そうした心配もなくなりました。今では勝ち商談のプレゼン資料なども、個人で抱え込まず、会社の財産として全社員で共有しています。通知機能を使えば、誰が、いつ、何を見たのかチェックできるため、閲覧のヌケモレもなくせて便利です。
 また、スケジュールも外出や会議などの用途別で色分けされており、とても見やすく重宝しています。今では会議室や社用車の管理も、これひとつで全て行なっています。

北澤取締役は企業にとってもっとも重要な営業部門を取り仕切っていますが、活用方法も色々工夫されているそうですね。

 そうですね。世界中に拠点があるうえ、東京だけで営業マンの数は40名を超えるため、全ての案件を追うことはできません。そのため、大口案件に絞って進捗をチェックするようにしています。
 その工夫として、大口商談を受け持つ各営業担当には、日報を提出すると同時に、社長や私に直接メールで告知させています。必要な相手にメールを使って伝えれば、日報の情報に混在して大切な情報を見落とすリスクもなくなり、上司と部下の双方でヌケモレを防ぐことが可能です。

なるほど、大口案件の機会ロスを減らせば、利益の向上に直結します。どの企業でも応用可能なアイデアですね。

 それからもう1つ、私なりの活用方法があります。
 先ほどは大口案件に限ったことでしたが、それ以外でも、新製品に関する商談や、クレームが続発している商談などがあれば、部署単位でルールを決めて重要商談通知リスト(※)で随時追跡するようにしています。

※重要商談通知リスト:顧客ランクや商談特性など指定した条件を満たす場合、NIコラボのポータル画面上に通知して、全社で共有する機能のこと。

 また、これは管理側の視点ですが、管理画面で顧客のパーソン情報が確認できるため、一度も訪問したことがなくとも誰がキーマンか一目でわかります。そのため、部下に同行した表敬訪問などの際も、ある程度、予測を立てて話ができますので便利です。
 加えて、時系列に沿って顧客情報を検索可能なため、社員の急な退社や新入社員への業務引継ぎもスムーズに行なえます。

組織の縦のつながりだけでなく、横の連携も生まれてきたそうですね。

 まだまだ十分とは言えませんが、以前よりは職場の風通しは良くなりましたね。
 これまで、開発や管理の人間は、他部門の業務にあまり関心を示すことはありませんでした。しかし、IT日報を入れてからは変わりました。常に最前線で顧客と接する営業マンは、要望やクレームに毎日触れています。そうした顧客のリアルな声が、毎日、日報の商談履歴を通じて現場に届くことで、品質が向上し、職場に一体感が生まれるきっかけになるのではないかと期待しています。事実、そうした兆候も見えはじめています。

欧米では、会社と社員が一体となっている組織を『エンゲージメント』と呼ぶそうです。そうした企業の方が、収益性や成長力があるという調査結果もあります。

 今は、まだ全社協業の基盤が整ったに過ぎません。まだまだ、これからです。ただ、なんとなくですが、これが理想だというものも見えてきました。今後も組織横断的な連携を強化して、社内ナレッジを強化していきたいですね。

良好なコミュニケーションと継続的な努力で、組織をひとつのチームとしてリ・デザインすることに成功した富士電工株式会社。今後も全社一丸となって、さらなる成果に結び付けていくことに期待したい。

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導入製

業種 導入年月 導入製品
電気・ガス業 2003年5月 NIコラボR5
顧客深耕日報 for WEB

企業概要

富士電工株式会社
本     社 〒105-0012 東京都港区芝大門2-11-1 富士ビル7階
TEL:03-3436-1171 FAX:03-3437-1672
設     立 1951年(昭和26年3月3日)
代  表  者 代表取締役社長 吉田 茂
事 業 内 容 *各種電線 *ケーブル *電源コード
*光ファイバーケーブル *FPC *FFCの販売
資  本  金 5,500万円 22,000万円(授権資本)
売  上  高 86億円(2008年度)
従 業 員 数 68名(2008年4月1日現在)
ホームページ http://www.fmelco.co.jp/
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